¿Cómo archivar registros antiguos?

Al organizar o archivar registros de diferentes años, no recomendamos crear una hoja nueva con la misma estructura para cada año. Almacenar los registros anuales en hojas separadas dificulta la generación de reportes interanuales.

Si necesitas archivar registros antiguos, le recomendamos utilizar uno de los siguientes tres métodos:

1. Filtrar por un campo existente y guardar una vista predeterminada o un filtro fijo.

Por ejemplo, si solo deseas mostrar las órdenes de este año en la hoja "Orden de venta" y archivar los registros anteriores, puedes hacer clic en el ícono de engranaje del campo "Fecha de la orden" en la barra lateral izquierda, aplicar el filtro "Este año" y, a continuación, guardarlo como vista predeterminada o vista fija.

De esta manera los usuarios verán ventas de este año al ingresar a la hoja órdenes de ventas.

2. Crear un campo "Archivo" para archivar registros manualmente

Si los registros que deseas archivar no se pueden filtrar mediante la barra lateral izquierda, puede crear un nuevo campo de selección "Archivado" con opciones como "Sí" o "No". A continuación, aplique una vista predeterminada o una vista fija basado en el campo "Archivado" para mostrar solo los registros con "Archivado = No".

En el futuro, cuando necesites archivar registros específicos, cambia manualmente el valor del campo a "Y" para que el registro se excluya de la página de listado.

3. Archivado automático

Con la función Archivado Automático puedes archivar registros en hojas específicas en intervalos definidos. Ten en cuenta que los registros archivados no se pueden recuperar mediante la API ni los reportes hasta que se desarchiven.